Melilla anuncia la puesta en marcha de una nueva aplicación corporativa de registro de documentos

La Ciudad Autónoma de Melilla anuncia la puesta en marcha una nueva aplicación corporativa de registro de documentos, una herramienta en la que se lleva trabajando desde hace meses desde la Dirección General de la Sociedad de la Información y que afecta de forma directa a los ciudadanos, ya que permite registrar los documentos que se presentan en las oficinas de registro de la Ciudad.

En total han sido cuatro los técnicos implicados íntegramente en el proceso realizando labores de coordinación, tres técnicos de una empresa dedicada a los sistemas y equipos de usuario final, cuatro técnicos de otra empresa dedicados a labores de consultoría y formación, y otros cuatro técnicos dedicados a parametrización.

Aunque la aplicación en sí no es excesivamente compleja en su funcionamiento, es especialmente crítica debido al elevado número de oficinas de registro existentes en la Ciudad y, consecuentemente, al gran número de usuarios a los que afecta de forma directa.

Desde la Dirección General de la Sociedad de la Información se ha dado cuenta de la complejidad que sí entraña el momento del cambio de la aplicación antigua a la nueva, ya que ésta última debe entrar en funcionamiento a la par que la anterior deja de dar servicio, por lo que el cambio afecta en el mismo día a todas las oficinas de registro.

Para evitar imprevistos, en los días previos se ha dado formación, además de al personal técnico y del centro de atención, a 134 usuarios que usan la aplicación para registro de documentos, dejando fuera de la formación a los que sólo la usan para consulta, a los que se les ha facilitado un manual de instrucciones y a partir de mañana se les atenderá de forma personalizada conforme lo requieran.

También se han revisado los 134 puestos de trabajo y 65 impresoras de registro de los empleados públicos que usan la aplicación, ya que el cambio supone una evolución tecnológica que implica cambios en el equipo informático desde el que se accede.

La Ciudad Autónoma deja claro que la evolución de la aplicación significa un salto cualitativo que permitirá nuevas e “importantes” funcionalidades que redundarán en un mejor aprovechamiento de los recursos, posibilitará la implantación de la digitalización de documentos y de la gestión documental, la implantación del registro electrónico y, en general, de diversas medidas con las que se pretende llegar a mejorar los servicios que se ofrece a la ciudadanía, a la par que se establecen importantes bases para caminar hacia un consumo más óptimo de recursos, por ejemplo reduciendo el consumo de papel y mejorando la comunicación interna en formato electrónico.

La Dirección General de la Sociedad de la Información ha realizado un importante despliegue para intentar minimizar el impacto que este cambio tendrá en el ciudadano, situando un técnico en cada una de las principales oficinas de registro que atienden al público, esto es en cada una de las oficinas de distrito, en la oficina centro y en alguna otra especialmente crítica. Además un equipo de dos cuatro técnicos, dos especialistas en la aplicación y dos en los sistemas centrales estará en el centro de proceso de datos, mientras que tres técnicos más irán desplazándose por el resto de puntos de registro y el Servicio de Infocentro, que ha recibido una formación específica para este momento de arranque del nuevo producto, estará especialmente dedicado a resolver cualquier incidencia que se produzca.

La Cuidad Autónoma confía en que la implantación de esta nueva aplicación se produzca sin generar importantes problemas.